Essere multitasking è davvero un vantaggio?

In un mondo sempre più guidato dalla tecnologia e dalla smodata richiesta di efficienza, il “multitasking” è diventata una parola chiave in ogni contesto lavorativo. Ma come si è evoluto il concetto di multitasking nel lavoro e qual è il suo vero impatto sulla produttività e sull’efficacia?

Il multitasking, ossia la capacità di gestire più compiti contemporaneamente, è stato originariamente considerato un punto di forza indispensabile in ambienti lavorativi che richiedevano ritmi pressanti. Questa capacità è stata vista da sempre  come una via per aumentare la produttività e accelerare il completamento delle attività. Negli anni ’90, con l’avvento dei pc e l’aumento dell’uso di Internet, il multitasking è stato elevato a modello ideale di efficienza lavorativa. I lavoratori venivano incoraggiati a saltare da un’attività all’altra con rapidità fulminea, spesso gestendo contemporaneamente email, telefonate e riunioni.

Tuttavia, nel corso degli anni, la ricerca scientifica ha iniziato a sfidare questa percezione. Studi in neuroscienza e psicologia cognitiva hanno rivelato che il multitasking può effettivamente ridurre la produttività e aumentare gli errori. Piuttosto che eseguire compiti in parallelo, il cervello umano commuta l’attenzione da un’attività all’altra rapidamente, il che può portare a una diminuzione della qualità del lavoro e a un aumento dello stress.

Nonostante questo cambio di paradigma, il multitasking rimane una pratica diffusa, spesso per necessità piuttosto che per scelta. In molti settori, i dipendenti sono ancora valutati sulla base della loro capacità di gestire più compiti e responsabilità, un riflesso delle pressioni economiche e della crescente complessità del lavoro. Tuttavia, la comprensione più profonda degli effetti del multitasking sta lentamente cambiando il modo in cui le organizzazioni approcciano la gestione del lavoro e la produttività.

Nei prossimi paragrafi, ci occuperemo più nel dettaglio di cosa vuol dire essere multitasking, multitasking traduzione e multitasking significato, vantaggi e svantaggi dell’essere multitasking al lavoro e le principali strategie per gestirlo.

Multitasking significato

Partiamo da multitasking significato e multitasking traduzione. Il termine “multitasking” è entrato nel lessico comune come una descrizione della capacità di gestire più attività contemporaneamente.

Il multitasking si riferisce “all’atto di svolgere più compiti o attività in contemporanea o di passare rapidamente da un’attività all’altra.” Originariamente, il termine deriva dall’informatica e descrive “la capacità di un processore di eseguire diverse operazioni simultaneamente, grazie alla gestione di tempi di esecuzione frazionati tra più processi.”

Per quanto riguarda il “multitasking significato”, nel linguaggio quotidiano, il multitasking è spesso inteso come la capacità di una persona di fare più cose e di svolgere più attività sul lavoro contemporaneamente, come, ad esempio, rispondere alle email mentre si partecipa a una conferenza telefonica o si prendono appunti e così via. Questo concetto è ampiamente valorizzato in molti ambienti lavorativi come un tratto desiderabile per la produttività e l’efficienza.

Per quanto riguarda, invece, “multitasking traduzione”, la parola “multitasking” può essere tradotta in italiano come “multitasking” stesso, adottando il termine inglese, o meno comunemente come “gestione multipla di compiti”. Questa traduzione cattura l’essenza del fare più cose contemporaneamente o di cambiare rapidamente l’attenzione da un compito all’altro.

Nel mondo reale, il multitasking è spesso meno idilliaco di quanto la definizione possa suggerire. Molte ricerche scientifiche suggeriscono che quello che percepiamo come multitasking è spesso un rapido switching di compiti, dove l’attenzione si sposta da un’attività all’altra. Contrariamente alla convinzione popolare che il multitasking sia un modo per fare di più in meno tempo, studi hanno mostrato che può effettivamente ridurre l’efficienza e aumentare il rischio di errori. Il cervello umano, per quanto incredibilmente capace, ha limiti nella gestione delle risorse cognitive quando è costretto a commutare frequentemente l’attenzione.

Inoltre, il multitasking può avere un impatto negativo sulla memoria a lungo termine e sulla qualità complessiva del lavoro. Nonostante questi lati negativi, il multitasking rimane una pratica comune e spesso necessaria in molti ambienti lavorativi, particolarmente in quelli che richiedono livelli elevati di coordinamento e reattività.

Multitasking: cosa dice la psicologia

Il multitasking è un concetto comune nel mondo moderno, ma come gestisce esattamente il nostro cervello questa pratica? Capire la psicologia dietro il multitasking può aiutarci a comprendere i limiti e le capacità della nostra mente quando si tratta di gestire più compiti contemporaneamente.

Il cervello umano non è ottimizzato per eseguire più compiti che richiedono attenzione attiva contemporaneamente. Contrariamente a quanto molti possano pensare, il multitasking non implica una vera e propria elaborazione simultanea. Piuttosto, il cervello commuta rapidamente la sua attenzione da un compito all’altro, dando l’illusione di simultaneità. Questo processo è noto come “task switching”.

Il task switching implica il fatto che, quando passiamo da un’attività all’altra, il cervello deve “cambiare set”, disattivare cioè i circuiti cognitivi associati al compito precedente e attivare quelli necessari per il nuovo compito. Questo cambiamento richiede tempo e energia, riducendo l’efficienza e aumentando il rischio di errori.

Differenze tra multitasking seriale e parallelo

1) Multitasking seriale

Il multitasking seriale si verifica quando un dipendente passa da un’attività all’altra in rapida successione. Questa pratica è spesso necessaria in ambienti lavorativi dinamici dove i compiti richiedono attenzione immediata ma sono relativamente brevi o semplici.

• Vantaggi: può migliorare la flessibilità cognitiva e l’adattabilità
• Svantaggi: può portare a stanchezza mentale e ridurre la qualità del lavoro se non gestito con pause e tecniche di gestione del tempo adeguate.

2) Multitasking parallelo

Il multitasking parallelo, teoricamente, implica l’esecuzione di più compiti contemporaneamente. Nella realtà, è raro che il cervello umano possa gestire efficacemente più compiti attivi simultaneamente senza una riduzione della performance.

• Vantaggi: può essere efficace per compiti che richiedono livelli bassi di elaborazione cognitiva, come ascoltare musica mentre si svolge un lavoro manuale ripetitivo
• Svantaggi: per compiti che richiedono alta concentrazione, il multitasking parallelo spesso porta a un notevole declino nell’efficacia e nell’accuratezza.

La ricerca suggerisce che il multitasking può essere dannoso per compiti che richiedono pensiero critico, decisioni complesse o apprendimento profondo. Tuttavia, in alcuni scenari, come quelli che richiedono una risposta rapida a compiti meno esigenti, il multitasking può essere utile. E’ importante riconoscere i propri limiti e quelli delle situazioni.

Adottare tecniche come la priorizzazione dei compiti, l’uso di promemoria e l’implementazione di pause può aiutare a gestire meglio il carico di lavoro e a mantenere l’efficienza senza sacrificare la qualità del lavoro o il benessere personale. Comprendere come il cervello gestisce il multitasking e conoscere le differenze tra multitasking seriale e parallelo è, pertanto, essenziale per ottimizzare la nostra efficienza lavorativa, riducendo al contempo lo stress e migliorando la qualità del nostro lavoro.

Multitasking vantaggi

Nonostante una buona parte degli studi di psicologia cognitiva e comportamentali abbia messo in evidenza il fatto che il multitasking non sia positivo in quanto l’attenzione del cervello umano non è in grado di svolgere più compiti e attività contemporaneamente e mantenendo un certo livello di qualità, il multitasking applicato strategicamente e correttamente può avere dei benefici. Tra questi rientrano:

1) Aumento della flessibilità

• Adattabilità: il multitasking può aiutare i professionisti a sviluppare una maggiore capacità di adattarsi rapidamente a situazioni in cambiamento. In ambienti lavorativi dove le priorità cambiano frequentemente, essere in grado di passare da un compito all’altro può essere un vantaggio cruciale.

2) Miglioramento dell’efficienza

• Ottimizzazione del tempo: in alcuni contesti, il multitasking permette di utilizzare efficacemente il tempo, completando piccoli compiti durante le attese o i downtime di altre operazioni più lunghe. Ad esempio, rispondere a email o organizzare l’agenda mentre si attende l’inizio di una conferenza online può ridurre i tempi morti.

3) Sviluppo delle competenze di gestione

• Gestione del carico di lavoro: il multitasking costringe i professionisti a diventare più abili nella gestione del loro carico di lavoro. Imparare a bilanciare e a dare priorità efficacemente i compiti può migliorare le competenze organizzative e di gestione del tempo.

4) Risposta rapida

• Prontezza nelle emergenze: in alcuni ruoli, il multitasking è essenziale per rispondere rapidamente a situazioni critiche. La capacità di gestire simultaneamente molteplici fonti di informazioni può fare la differenza in scenari ad alta pressione.

5) Maggiore dinamicità nel lavoro

• Variazione dei compiti: il multitasking può prevenire la monotonia sul lavoro, specialmente in ruoli che altrimenti potrebbero diventare ripetitivi. Alternare tra compiti diversi può mantenere alta l’energia e l’interesse, contribuendo a una maggiore soddisfazione lavorativa.

6) Sfruttamento delle competenze multidisciplinari

• Utilizzo di diverse abilità: in ruoli che richiedono una vasta gamma di competenze, il multitasking permette ai professionisti di utilizzare e sviluppare diversi tipi di abilità, promuovendo una crescita personale e professionale più ampia.

Multitasking svantaggi

Nonostante alcuni vantaggi, il multitasking presenta significativi svantaggi che possono influenzare negativamente sia la qualità del lavoro che il benessere mentale dei dipendenti. Tra i principali svantaggi della pratica del multitasking rientrano:

1) Riduzione della qualità del lavoro

• Aumento degli errori: quando si passa frequentemente da un’attività all’altra, il rischio di commettere errori può aumentare a causa della minore attenzione dedicata a ciascun compito. La ricerca mostra che il multitasking, specialmente con compiti complessi, porta spesso a una diminuzione della precisione e della qualità
• Superficialità del lavoro: il multitasking può portare a una concentrazione superficiale dedicata alle attività, cosa che porta a completare le attività in modo sufficiente ma non ottimale. Questo è particolarmente vero per attività che richiedono pensiero critico, creatività o decisioni strategiche.

2) Impatto sul benessere mentale

• Aumento dello stress: la gestione simultanea di molteplici compiti può incrementare i livelli di stress, specialmente quando i lavoratori sentono di non poter completare i compiti efficacemente. Questo stress prolungato può portare a burnout e a una riduzione della soddisfazione lavorativa
• Fatica mentale: il passaggio costante da un compito all’altro richiede energia cognitiva, che può rapidamente esaurirsi, portando a stanchezza mentale. Questa fatica rende più difficile mantenere un alto livello di concentrazione e prestazione nel corso della giornata lavorativa.

3) Effetti sulla memoria

• Riduzione della memorizzazione: il multitasking può influenzare negativamente la capacità di formare memorie a lungo termine. Quando l’attenzione è divisa, meno informazioni possono essere trasferite dalla memoria a breve termine a quella a lungo termine, il che può compromettere l’apprendimento e il ricordo delle informazioni.

4) Impatti a lungo termine sulla produttività

• Diminuzione della produttività complessiva: contrariamente alla percezione comune che il multitasking sia sinonimo di produttività, studi indicano che può effettivamente ridurre l’efficienza nel lungo termine. Il costante switch di attenzione può portare a una maggiore perdita di tempo nel re-indirizzare il focus, piuttosto che nel completamento di un singolo compito alla volta
• Deterioramento delle relazioni interpersonali: il multitasking può anche influire sulla qualità delle interazioni interpersonali, rendendo i lavoratori meno presenti e più distratti durante le comunicazioni con colleghi e clienti.

5) Effetto illusorio

• Illusione di produttività: Mentre il multitasking può dare l’illusione di essere produttivi, spesso questa percezione non corrisponde alla realtà. Questa discrepanza tra percezione e realtà può portare a decisioni lavorative errate e a una valutazione inadeguata delle proprie capacità e dei propri risultati.

Multitasking: strategie per gestirlo

Anche se il multitasking è spesso inevitabile, esistono strategie che possono aiutare a gestirlo in modo più efficace, riducendo gli effetti negativi sulla produttività e sulla qualità del lavoro. Vediamo quali sono tecniche e strumenti essenziali che possono aiutare i professionisti a bilanciare meglio il multitasking, migliorando la gestione del tempo e la concentrazione.

1) Attribuire priorità a determinati compiti

• Lista di priorità: inizia la giornata definendo le attività in base alla loro importanza e urgenza. Usa, per esempio,  la regola dell’ 80/20 (Principio di Pareto) per identificare le attività che offrono il massimo impatto.

2) Tecniche di focalizzazione

• Tecnica Pomodoro: utilizza questa tecnica per lavorare con la massima concentrazione per blocchi di 25 minuti, seguiti da brevi pause di 5 minuti. Questo aiuta a mantenere l’energia e l’attenzione e può facilitare un multitasking più controllato quando necessario.
• Blocchi di tempo: dedica blocchi di tempo a specifiche categorie di compiti, minimizzando il bisogno di passare frequentemente da un tipo di attività all’altro.

3) Utilizzo di strumenti digitali

• App di gestione del tempo: sfrutta applicazioni come Asana per organizzare compiti e progetti. Questi strumenti possono aiutare a tenere traccia delle priorità e delle scadenze
• Software di blocco delle distrazioni: utilizza applicazioni come Cold Turkey o Freedom per bloccare l’accesso a siti web e app che distraggono durante i blocchi di lavoro focalizzato.

4) Creazione di un ambiente di lavoro “essenziale”

• Postazione organizzata: mantieni una postazione di lavoro ordinata per minimizzare le distrazioni fisiche. Avere solo gli strumenti necessari a portata di mano può aiutare a mantenere la concentrazione
• Riduzione del rumore: Se possibile, usa cuffie con cancellazione del rumore o crea un ambiente di lavoro silenzioso per limitare le interruzioni esterne.

5) Impostazione di limiti e regole

• Regole per il multitasking: definisci regole personali o di team su quando e come il multitasking dovrebbe essere effettuato. Ad esempio, limita il multitasking a compiti di bassa priorità e mantieni un approccio monofocus per compiti critici o complessi.
• Comunicazione chiara: comunica chiaramente i tuoi blocchi di tempo focalizzato ai colleghi per ridurre le interruzioni. Considera l’uso di indicatori come un cartello “non disturbare” durante questi periodi.

6) Revisione e adattamento

• Valutazione regolare: dedica tempo a fine giornata o settimana per valutare l’efficacia delle tue strategie di multitasking. Rivedi cosa ha funzionato e cosa no e adatta le tue tecniche di conseguenza.

7) Sviluppo della consapevolezza e della mindfulness

• Pratiche di mindfulness: pratica la mindfulness attraverso la meditazione o esercizi di respirazione per migliorare la concentrazione e ridurre lo stress derivante dal multitasking.

Attraverso una pianificazione attenta e l’uso consapevole di strumenti e tecniche, è possibile trovare un equilibrio che massimizzi la tua efficienza senza sacrificare la qualità del lavoro e la tua salute mentale. Desideri essere supportato da un professionista esperto che ti aiuti ad identificare le pratiche più efficaci da adottare per limitare il tuo multitasking e riuscire a focalizzarti solo sulle attività che meritano più attenzione. Clicca qui per prenotare la tua prima sessione gratuita di career coaching!