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Un’efficace gestione del tempo nel lavoro è fondamentale in quanto permette a tutti i lavoratori di essere più produttivi, efficienti e organizzati. Sapere come gestire il tempo al lavoro nel modo migliore consente, infatti, di distribuire al meglio le proprie attività e di coordinarle con quelle degli altri collaboratori.
Non sempre, però, la corretta gestione del tempo nel lavoro è semplice da apprendere e soprattutto da mettere in pratica: può capitare a volte di “perdersi” tra le mille attività da fare e non riuscire a mettere in atto una buona organizzazione del lavoro.
Tuttavia, per raggiungere i propri obiettivi e performare bene, risulta indispensabile implementare una gestione del tempo nel lavoro che sia ottimale.
È questo il motivo per cui abbiamo deciso di approfondire questa tematica nei prossimi paragrafi, focalizzandoci su come gestire il tempo al lavoro in maniera efficace.
Perché è così importante la corretta gestione del tempo nel lavoro
Sapere come gestire il tempo al lavoro è molto importante per una serie di motivi:
- Permette ai dipendenti di essere più produttivi
- Consente di dare più spazio alla creatività
- Offre ai dipendenti la possibilità di avere più tempo libero
- Migliora la soddisfazione sul lavoro
- Riduce i livelli di stress e ansia sul lavoro
1. Permette ai dipendenti di essere più produttivi
Una corretta gestione del tempo nel lavoro consente ai professionisti di essere più produttivi: organizzando e distribuendo in maniera equilibrata le proprie attività, riescono a focalizzarsi su quelle prioritarie di volta in volta, limitando il multitasking che molto spesso porta a dei risultati superficiali e scadenti.
2. Consente di dare più spazio alla creatività
Stabilendo delle priorità, i professionisti riescono a concentrarsi su compiti ben definiti ed hanno anche tempo e modo di lasciare spazio ad una maggiore creatività. Infatti, un’efficace gestione del tempo nel lavoro consente di non stressare con deadline ed evitare di sovraccaricare di attività i professionisti, che quindi saranno più sereni e propensi a partorire nuove idee senza stress o ansia.
3. Offre ai dipendenti la possibilità di avere più tempo libero
Un’ottimale gestione del tempo sul lavoro offre anche la possibilità di avere più tempo libero da dedicare ad attività extra. Se ti sai organizzare, stabilendo delle priorità e rispettando le scadenze, non arriverai con “il fiato alla gola” ed avrai molto più tempo da dedicare a te stesso, alla tua famiglia e ai tuoi amici.
4. Migliora la soddisfazione sul lavoro
Nel momento in cui, attraverso un’efficace gestione del tempo nel lavoro, i dipendenti riescono a chiudere tutte le attività e a portarle a termine bene, saranno anche più appagati e renderanno automaticamente più soddisfatto anche il proprio datore di lavoro.
5. Riduce i livelli di stress e ansia sul lavoro
Conseguenza naturale di quanto detto è anche una netta riduzione di stress e ansia sul lavoro, che solitamente emergono quando i dipendenti hanno carichi di lavoro eccessivi, non riescono a rispettare le scadenze e sono, in generale, insoddisfatti e demotivati.
Sei consigli utili su come gestire il tempo al lavoro
Appare chiaro, dunque, come il saper mettere in atto un’efficace gestione del tempo a lavoro apporti numerosi vantaggi al benessere psico-fisico dei dipendenti e alla loro produttività.
Dunque, come gestire il tempo al lavoro al meglio? Abbiamo individuato quattro suggerimenti concreti da mettere in atto per raggiungere questo obiettivo:
- Pianifica le tue attività
- Stabilisci delle priorità
- Concediti delle pause
- Utilizza tool per automatizzare il maggior numero possibile di attività
- Impara a delegare
- Impara a dire di no
1. Pianifica le tue attività
La prima cosa da fare per sapere come implementare un’efficace gestione del tempo nel lavoro è quella di pianificare le tue attività. Che cosa significa? È molto importante stilare una lista delle attività settimanali da svolgere in modo da distribuire il carico di lavoro e sapere esattamente che cosa fare e su che cosa focalizzarsi.
2. Stabilisci delle priorità
Nell’ambito della pianificazione delle attività rientra anche il focus sulle tue priorità. Come ben saprai, per portare a termine i tuoi task in modo puntuale e corretto, occorre stabilire delle priorità, che comprenderanno quelle attività più importanti che decidi di svolgere prima delle altre.
3. Concediti delle pause
Una corretta gestione del tempo nel lavoro implica anche saperti prendere delle pause durante le tue giornate lavorative. Immergerti nelle tue attività senza tregua non ti permetterà di arrivare prima o meglio all’obiettivo. Al contrario, se ti concedi dei piccoli momenti per te, hai l’opportunità di staccare un attimo per poi riprendere a lavorare con più concentrazione di prima.
4. Utilizza tool per automatizzare il maggior numero possibile di attività
Un’efficace gestione del tempo a lavoro può essere agevolata, poi, dall’utilizzo di tool che ti permettono di automatizzare il maggior numero possibile di attività. Così facendo, infatti, hai la possibilità di risparmiare tempo, evitando in questo modo di svolgere task manualmente.
5. Impara a delegare
Saper mettere in atto una corretta gestione del tempo nel lavoro richiede anche la necessità di saper delegare, quando necessario. Delegare a un/a collega attività che per te non sono prioritarie e che può essere altrettanto importante svolgere in quel momento è un ottimo rimedio per concentrarti meglio su quelle che sono le tue priorità. Attenzione: stai delegando attività che sai che quel collega può portare a termine senza difficoltà e problemi! Pertanto, non sentirti in colpa o in obbligo per aver chiesto una cosa del genere: se per qualche motivo non potrà farlo, te lo dirà senz’altro.
6. Impara a dire di no
Così come possono dire di no gli altri colleghi quando deleghi loro un’attività, così puoi farlo anche tu. Imparare a dire di no, così come a delegare, non devono infatti essere visti come comportamenti poco educati o “irrispettosi”. Il tuo dire di “no” è motivato dal fatto che hai altre priorità da portare a termine nel tempo che hai disposizione: pertanto, condividi questa motivazione con la persona interessata e aumenterai le probabilità di ricevere comprensione dall’altra parte.
Gestione del tempo nel lavoro: quali skills mettere in campo?
In virtù di quanto detto, dunque, appare chiaro che le principali skills da mettere in campo per una corretta gestione del tempo nel lavoro sono:
1) Pianificazione
La capacità di creare un piano d’azione dettagliato per raggiungere gli obiettivi prefissati, suddividendo il lavoro in task specifici.
2) Delega
La capacità di assegnare compiti e responsabilità ad altri membri del team, liberando tempo prezioso per concentrarsi su attività più importanti.
3) Organizzazione
La capacità di mantenere l’ambiente di lavoro ordinato e organizzato, con un sistema di archiviazione e un’agenda per tenere traccia di appuntamenti e scadenze.
4) Flessibilità
La capacità di adattarsi alle esigenze del lavoro e di modificare il piano d’azione in base alle priorità che cambiano.
5) Auto-disciplina
La capacità di gestire il proprio tempo in modo efficiente e di resistere alle “tentazioni”.
6) Gestione dello stress
La capacità di mantenere la calma e di gestire lo stress quando i tempi si fanno stretti.
7) Comunicazione
La capacità di comunicare in modo efficace con il team, per collaborare e coordinarsi nel miglior modo possibile.
Cosa evitare
Una efficace gestione del tempo nel lavoro implica anche la messa a fuoco di quelle attività da evitare per ottenere al massimo dal tuo tempo nel lavoro. Di seguito, abbiamo individuato 3 errori comuni da evitare per garantire una perfetta gestione del tempo nel lavoro:
1) Procrastinare
Procrastinare attività importanti pensando erroneamente di riuscire a gestirle in breve tempo o di lasciarle, per esempio, alla fine della settimana non è un metodo efficace, in quanto non ti permette di portare a termine quanto previsto e/o di portarlo a termine in maniera superficiale.
2) Fare multitasking
Se pensi che fare multitasking ti permetta di raggiungere gli obiettivi prima e meglio, ti sbagli! Fare più attività contemporaneamente, infatti, causa molto spesso non solo il raggiungimento di risultati scarsi o poco adeguati alle aspettative, ma aumenta anche i livelli di stress ed ansia. Per una corretta gestione del tempo nel lavoro, pertanto, prova a focalizzare la tua attenzione su un’attività alla volta: vedrai che in questo modo riuscirai a portare a termine quanto prefissato in tempi più rapidi e soprattutto in maniera più efficace.
3) Lasciarti irretire dalle distrazioni
Evitare le distrazioni è un altro must da mettere in pratica per te che vuoi sapere come raggiungere una perfetta gestione del tempo nel lavoro. Silenziare le notifiche sul cellulare è, per esempio, uno ottimo punto di partenza per evitarle.
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