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In ogni contesto lavorativo ci sono delle regole più o meno rigide che i dipendenti sono tenuti a rispettare. Il livello di rigidità di tali regole può dipendere principalmente dalle dimensioni dell’azienda e, quindi, dalla sua struttura. Solitamente, infatti, le grandi aziende presentano una struttura gerarchica, con molte regole per i dipendenti e una minore capacità di adattamento; al contrario, le PMI hanno una struttura più snella e una quantità di gran lunga inferiore di “norme”.

In entrambi i contesti, tuttavia, può capitare che un dipendente non rispetti tali “regole” e venga per tale ragione ripreso dal datore di lavoro o dai responsabili delle risorse umane attraverso una lettera di richiamo.

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Trattandosi di un provvedimento che potrebbe comportare conseguenze più serie per il dipendente che ne risulta coinvolto, abbiamo deciso di approfondire nei prossimi paragrafi che cos’è una lettera di richiamo, le principali cause per cui viene mandata, lettera di richiamo esempio e come rispondere ad una lettera di richiamo.

Lettera di richiamo: cos’è?

Una lettera di richiamo è un documento scritto inviato dal datore di lavoro o dal dipartimento HR dell’azienda ad un dipendente per comunicare una preoccupazione specifica riguardo ad un suo comportamento inadeguato, alle sue performance o ad una violazione delle politiche aziendali.

Tale comunicazione formale offre, quindi, ai dipendenti l’opportunità di riflettere sulla situazione, comprendere (se realmente commessi) gli errori di cui sono accusati e prendere le dovute precauzioni per correggere e migliorare tali negligenze.

Lettera di richiamo: quali sono le principali cause?

I motivi per cui un datore di lavoro può decidere di inviare una lettera di richiamo ad un collaboratore possono essere vari. Tra i principali ci sono sicuramente:

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1) Performance scadenti

Se un dipendente non raggiunge per un tempo prolungato gli obiettivi prestabiliti e/o non soddisfa le aspettative di rendimento, potrebbe ricevere una lettera di richiamo che ha l’obiettivo di sollecitare la necessità di un miglioramento delle performance e, quindi, un aumento dell’interesse, dell’impegno e della motivazione.

2) Comportamento inappropriato

Un comportamento inappropriato sul lavoro è un’altra delle principali cause di una lettera di richiamo. Per comportamento inadeguato si intende ad esempio l’utilizzo ripetuto e continuo di un linguaggio offensivo, mobbing, discriminazioni o violazione del codice di condotta aziendale.

3) Assenteismo e ritardi

La mancanza di puntualità, i continui ritardi o un persistente assenteismo senza giustificazione possono portare ad una lettera di richiamo da parte del datore di lavoro.

4) Violazione delle politiche aziendali

Può capitare che un dipendente violi le politiche aziendali: l’utilizzo improprio delle risorse aziendali o la divulgazione non autorizzata di informazioni riservate sono solo alcuni esempi di violazioni che possono portare ad una lettera di richiamo.

Lettera di richiamo esempio, tempistiche e modalità di consegna

Secondo l’art. 7 dello Statuto dei lavoratori “il datore di lavoro non può adottare alcun provvedimento disciplinare nei confronti del lavoratore senza avergli preventivamente contestato l’addebito e senza averlo sentito a sua difesa”: ciò vuol dire che, attraverso la lettera di richiamo, il datore di lavoro non può prendere alcuna decisione in merito al futuro lavorativo del dipendente.

Le finalità per cui viene mandata una lettera di richiamo sono quindi le seguenti:

– comunicare al dipendente la necessità di migliorare e/o correggere il comportamento inadeguato che sta mettendo in atto;

invitare il dipendente a rispondere prendendo consapevolezza dell’accaduto ed eventualmente ammettere l’errore, proponendo soluzioni per correggerlo.

Trattandosi di un documento ufficiale, la lettera di richiamo deve rispettare una serie di requisiti per essere valida:

1) deve contenere in maniera dettagliata e approfondita le motivazioni del richiamo e, quindi, una descrizione dettagliata del comportamento “incriminato”;

2) deve contenere una richiesta esplicita del datore di lavoro nei confronti del dipendente in merito alla correzione e/o al miglioramento immediato del comportamento oggetto del richiamo;

3) per quanto riguarda le modalità di consegna, la lettera di richiamo può essere consegnata di persona al dipendente oppure inviata tramite raccomandata con ricevuta di ritorno dal datore di lavoro oppure dai responsabili delle risorse umane;

4) la lettera di richiamo può contenere, infine, eventuali conseguenze giuridiche a cui può andare incontro il dipendente se dovesse rifiutarsi di modificare il suo comportamento.

Lettera di richiamo esempio

[Nome dell’azienda]
[Indirizzo dell’azienda]
[Città, CAP]
[Data]

[Nome del dipendente]
[Indirizzo del dipendente]
[Città, CAP]

Oggetto: Lettera di richiamo

Gentile [Nome e cognome del dipendente],

La presente lettera ha lo scopo di richiamare la sua attenzione su alcune problematiche rilevate nel comportamento e nell’andamento delle performance lavorative. Come dipendente di [Nome dell’azienda], ci aspettiamo un livello di professionalità, dedizione e rispetto delle regole aziendali che attualmente non stiamo riscontrando da parte sua.

(Spiegare il comportamento scorretto tenuto)

Dopo un’attenta valutazione delle sue performance (o altro), abbiamo riscontrato le seguenti problematiche: (spiegare dettagliatamente il/i comportamento/i scorretto/i)

Le ricordiamo l’obbligo di svolgere il lavoro con la dovuta diligenza prevista dal suo CNL di riferimento e la invitiamo quindi a ad evitare il ripetersi di tale comportamento.

Ai sensi dell’articolo 7 L. 300/1970, ha diritto, entro cinque giorni dal ricevimento della presente, di inviarci scritti difensivi oppure fissare un appuntamento con l’ufficio del personale per essere sentito/a in sua difesa.

Distinti saluti

Luogo e data

Firma

Come rispondere ad una lettera di richiamo: 5 utili consigli

Concentriamoci a questo punto su come rispondere ad una lettera di richiamo. Innanzitutto, è essenziale sapere che il dipendente ha 5 giorni di tempo per rispondere alla lettera di richiamo ricevuta e può farlo in forma scritta oppure a voce. Per quanto riguarda, invece, le modalità di risposta, il dipendente può sostanzialmente perseguire 2 strade:

1) ammettere l’errore, scusarsi e spiegare dettagliatamente sia le motivazioni che lo hanno portato a fare ciò, sia le soluzioni che vorrà mettere in pratica per migliorare la situazione spiacevole;

2) non ammettere il comportamento di cui viene accusato: in questo caso (più del precedente) il dipendente deve spiegare quanto più minuziosamente possibile il perché ritiene false le accuse che gli vengono mosse.

In entrambi i casi, comunque, la risposta del dipendente non deve essere improvvisata, ma studiata e preparata per mostrare sicurezza e consapevolezza.

Ecco 5 utili consigli che proponiamo ai dipendenti che si stanno chiedendo come rispondere ad una lettera di richiamo:

1) Concediti del tempo per riflettere

Leggi attentamente la lettera di richiamo e concediti un attimo di tempo per riflettere sulla situazione. Analizza i punti sollevati dal datore di lavoro, elaborando in maniera lucida le informazioni e i contenuti del richiamo. In questo modo, eviterai di rispondere troppo impulsivamente o di farti prendere da emozioni negative.

2) Ammetti le tue responsabilità (se reali)

Anche se può far male accettarlo, saper riconoscere i propri errori è sinonimo di maturità e professionalità. Pertanto, se le accuse che ti sono state mosse sono vere, ammetti le tue risponsabilità e dimostra concretamente la tua volontà di migliorare.

3) Prepara una risposta scritta

Solitamente (anche se non si è obbligati a farlo), il dipendente può rispondere alla lettera di richiamo attraverso una comunicazione scritta o un incontro di persona. Se opti per una comunicazione scritta, il nostro consiglio è quello di mettere in luce la tua consapevolezza dei problemi sollevati e di fornire informazioni specifiche su come intendi affrontarli. Ricorda di usare un tono formale, professionale e rispettoso.

4) Richiedi un incontro

Se, al contrario, il problema sollevato o le circostanze esposte nel richiamo non ti sono chiari, ti consigliamo di optare per un incontro di persona con il datore di lavoro o i responsabili delle risorse umane. E’ molto importante, infatti, in questi casi spiegare e chiarirsi face to face piuttosto che attraverso mail.

5) Rivolgiti al sindacato di riferimento per contestare la lettera di richiamo

Infine, nel caso in cui volessi contestare la lettera di richiamo in quanto ritieni illegittime le “accuse” che ti sono state mosse, il nostro consiglio è quello di rivolgerti al tuo sindacato di riferimento. Grazie al supporto di quest’ultimo, puoi inviare una lettera di contestazione tramite raccomandata o Pec entro 60 giorni dal momento in cui hai ricevuto la lettera di richiamo. C’è anche da tenere in considerazione, tuttavia, che in questi casi è molto probabile che il datore non tenga conto della tua contestazione e che decida, quindi, di non ritrattare la sanzione. A questo punto, l’unica soluzione che puoi valutare è quella di ricorrere al tribunale. Se decidi di percorrere questa strada, è utile sapere che il ricorso, fatto con l’assistenza di un avvocato, va depositato entro 180 giorni dal momento in cui si riceve la lettera di richiamo.

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