Jobi, il nuovo chatbot di Jobiri che ottimizza risorse e servizi delle Istituzioni

La stragrande maggioranza delle Istituzioni si trova oggi ad affrontare una sfida comune: fornire un servizio efficiente ai cittadini e agli studenti in un contesto di risorse limitate e richieste in costante crescita. Telefonate continue, email che si accumulano, code agli sportelli per informazioni che dovrebbero essere facilmente accessibili online. Il risultato? Segreterie sovraccariche, utenti frustrati e contenuti web che, pur essendo pubblicati, rimangono praticamente invisibili.

È proprio per rispondere a questa esigenza concreta che Jobiri ha sviluppato Jobi, un chatbot istituzionale progettato specificamente per enti pubblici, università, scuole e amministrazioni locali.

Il problema: quando l’informazione esiste ma non è facilmente visibile

Una criticità ricorrente emerge in modo evidente: il 70% delle richieste che arrivano alle segreterie riguarda informazioni già disponibili sul sito web. Orari di apertura, procedure per certificati, scadenze amministrative, calendario accademico: contenuti già pubblicati, ma difficili da trovare tra decine di pagine, sottosezioni e documenti PDF.

Il paradosso è evidente: da un lato cittadini e studenti che impiegano ore per trovare un’informazione semplice (o che rinunciano e chiamano direttamente), dall’altro operatori che dedicano la maggior parte del loro tempo a rispondere sempre alle stesse domande, sottraendo energie ad attività a maggior valore aggiunto.

La soluzione: Jobi, l’assistente intelligente che valorizza i contenuti esistenti

Jobi rappresenta un cambio di paradigma nel modo in cui le Istituzioni comunicano con i propri utenti. Non si tratta di un semplice chatbot con risposte preconfezionate, ma di un assistente conversazionale intelligente basato su tecnologia Google (Gemini e Vertex AI) che comprende il linguaggio naturale e fornisce risposte precise, attingendo esclusivamente ai  contenuti ufficiali già pubblicati.

Il funzionamento è immediato: l’utente formula la propria domanda come se stesse parlando con una persona (“Quando iniziano le lezioni del secondo semestre?”, “Come posso richiedere il certificato di residenza?” e così via), Jobi analizza la richiesta, cerca la risposta nella base di conoscenza dell’Istituzione e fornisce una risposta chiara in circa 3 secondi.

La caratteristica distintiva? Jobi non inventa mai informazioni. Se non trova una risposta attendibile nei contenuti forniti, lo comunica esplicitamente, garantendo massima affidabilità e trasparenza.

I benefici concreti per le Istituzioni

1) Riduzione drastica del carico operativo

I dati delle prime implementazioni sono chiari: Jobi è in grado di ridurre fino al 70% le richieste ripetitive che arrivano a sportelli, telefono ed email. Questo significa liberare il personale amministrativo da attività routinarie, permettendogli di concentrarsi su compiti che richiedono competenze specifiche, capacità decisionale e interazione umana qualificata.

Per un’università con 10.000 studenti o un comune di medie dimensioni, parliamo, per esempio, di migliaia di ore di lavoro recuperate ogni anno, con un impatto diretto sui costi operativi senza alcuna riduzione della qualità del servizio. Anzi, migliorandolo.

2) Servizio continuo senza costi aggiuntivi di personale

Jobi è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, 365 giorni all’anno. Quando gli uffici sono chiusi, quando è sera o weekend, quando arriva un periodo di picco delle richieste (pensiamo alle iscrizioni universitarie o alle scadenze fiscali), Jobi continua a fornire assistenza immediata senza alcun costo aggiuntivo di personale.

Questo aspetto è particolarmente rilevante per gli studenti fuorisede o i lavoratori che possono accedere alle informazioni solo al di fuori degli orari d’ufficio, migliorando significativamente l’accessibilità ai servizi.

3) Valorizzazione degli investimenti già effettuati

Uno degli aspetti più apprezzati dalle Istituzioni che hanno adottato Jobi è che non richiede la riscrittura del sito web o la creazione di nuovi contenuti. Jobi lavora sui materiali già pubblicati, rendendoli più facilmente fruibili. Tutti gli investimenti già effettuati in contenuti, guide, regolamenti e documentazione vengono così valorizzati e si trasformano da archivi statici a risorse dinamiche e immediatamente disponibili.

4) Intelligence e miglioramento continuo

Jobi non si limita a rispondere: raccoglie dati preziosi sulle domande più frequenti, identifica lacune informative e consente all’Istituzione di ottimizzare continuamente sia i contenuti pubblici che l’organizzazione del sito web. Questo approccio data-driven permette di prendere decisioni informate su quali aree necessitano di maggiore chiarezza o quali servizi richiedono informazioni più dettagliate.

Sicurezza e conformità: priorità non negoziabili

Per enti pubblici e Istituzioni è noto che la sicurezza dei dati e la conformità normativa non sono degli optional. Per questo Jobi è stato progettato con un approccio “security by design”:

• Knowledge base controllata: Jobi accede esclusivamente a contenuti pubblici già approvati dall’organizzazione, senza alcun accesso ad aree riservate, documenti interni o dati sensibili
• Conformità GDPR completa: privacy by design come principio fondante dell’architettura
• Tecnologia certificata: utilizzo di Google Gemini e Vertex AI, piattaforme con certificazioni di sicurezza riconosciute a livello internazionale
• Controllo totale: l’Istituzione decide esattamente quali contenuti Jobi può utilizzare e mantiene il monitoraggio completo delle conversazioni

Attualmente è in corso il processo di qualificazione ACN (Agenzia per la Cybersicurezza Nazionale) specifico per la Pubblica Amministrazione, ulteriore garanzia per gli enti pubblici.

L’impatto sull’esperienza degli utenti

Se per le Istituzioni Jobi significa efficienza operativa e ottimizzazione delle risorse, per cittadini e studenti rappresenta un salto qualitativo nella fruibilità e velocità dei servizi. Pensiamo a uno studente che alle 23:00 cerca di capire la scadenza per la compilazione del piano di studi o a un cittadino che il sabato mattina vuole sapere quali documenti servono per un certificato: situazioni quotidiane in cui Jobi fa la differenza tra frustrazione e soddisfazione.

Il tempo medio di risposta di 3 secondi, disponibile da qualsiasi dispositivo e in qualsiasi momento, trasforma radicalmente l’esperienza utente, aumentando la percezione di efficienza e modernità dell’Istituzione.

Implementazione rapida e senza complicazioni

Uno degli aspetti che caratterizza Jobi è la semplicità di implementazione. Il processo si articola in tre fasi rapide:

• analisi delle esigenze specifiche dell’Istituzione
• configurazione della knowledge base sui contenuti esistenti
• attivazione del servizio

Non sono necessarie competenze tecniche particolari da parte dell’ente e il sistema può essere operativo in tempi molto brevi.

Durante la fase di avvio, Jobiri fornisce un supporto completo che include la demo personalizzata sui contenuti del sito dell’Istituzione, la simulazione delle casistiche più comuni e la definizione di una roadmap di implementazione su misura.

Jobi, l’innovazione al servizio delle Istituzioni

In un momento storico in cui le Istituzioni sono chiamate a fare di più con meno, Jobi rappresenta una soluzione concreta per migliorare il servizio ai cittadini ottimizzando le risorse esistenti. Non si tratta di sostituire il personale, ma di liberarlo dalle attività più ripetitive per permettergli di concentrarsi su ciò che davvero richiede competenza, empatia e capacità decisionale umana.

I risultati delle prime implementazioni confermano che l’investimento in un chatbot istituzionale intelligente genera un ROI misurabile già dal primo mese, con benefici che si estendono a tutti gli stakeholder: amministrazioni più efficienti, operatori meno sovraccarichi, cittadini e studenti più soddisfatti.

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