Le email di sollecito ai colleghi: quando le scrivi ti sembra di perdere un sacco di tempo prezioso che potresti usare per fare altro, eppure sai benissimo che sono fondamentali per comunicare con i tuoi colleghi. Spesso però, quando il tempo a tua disposizione scarseggia, sei tentato di mandare un’email del tipo:
Ciao Marta, mi puoi mandare il file di cui ho bisogno e che ti ho chiesto 10 giorni fa? Ora per favore?! Grazie!
In alcuni ambienti lavorativi un’email di questo tipo viene anche accettata, ma solitamente non è così. Quindi ti siedi, ti rimbocchi le maniche e perdi 10 minuti del tuo tempo per scrivere la mail perfetta, un equilibro tra formalità, gentilezza e volontà di non sembrare insistente. Clicchi invio e i minuti passano. Passano le ore. Passano anche i giorni. Ma la mail di risposta non arriva.
Il problema è che non vuoi e non puoi sembrare troppo insistente o avere un atteggiamento passivo-aggressivo mentre avanzi le tue richieste. Ecco perché una frase come “Non so se ti sei perso la mia ultima email” non va decisamente bene: è fastidiosa e qualcuno potrebbe ritenerla proprio maleducata.
Non sai come scrivere la tua email di sollecito ai colleghi senza farla suonare passivo-aggressiva? Nei prossimi paragrafi ci occuperemo di questa tematica, focalizzando l’attenzione su come scrivere un’email di sollecito efficace e quindi come sollecitare una risposta da parte dei colleghi, le migliori frasi da usare per essere educati, rispettosi e, al tempo stesso, andare dritti al punto e, infine, su esempi email di sollecito.
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Email di sollecito ai colleghi: quando scriverla?
Tra le circostanze in cui risulta utile scrivere una email di sollecito ai colleghi ci sono le seguenti:
1) Scadenze imminenti
Quando un progetto o un compito hanno una scadenza stretta e il tuo lavoro dipende dalle informazioni o dai contributi di un collega.
2) Mancanza di comunicazione
Se hai già inviato una richiesta di informazioni o di assistenza e non hai ricevuto risposta in un tempo ragionevole.
3) Richiesta di aggiornamenti
E’ utile scrivere un’email di sollecito quando sei responsabile del monitoraggio del progresso di un progetto e hai bisogno di aggiornamenti regolari dai colleghi.
4) Risposta a richieste urgenti
In situazioni in cui hai bisogno di una risposta rapida per procedere con il tuo lavoro o per prendere decisioni importanti.
5) Collaborazione in team
Se fai parte di un team e devi assicurarti che tutti i membri stiano lavorando in modo sincronizzato e rispettando le scadenze condivise.
6) Organizzazione di eventi o riunioni
Per ricordare ai colleghi di partecipare a riunioni, eventi o di rispettare le scadenze relative a questi.
Email di sollecito ai colleghi: 5 consigli utili per renderla impeccabile
Prima di approfondire come scrivere email di sollecito risposta attraverso alcuni esempi email di sollecito, abbiamo individuato 5 utili consigli da seguire per rendere la tua email di sollecito ai colleghi impeccabile e soprattutto efficace.
1) Scrittura dell’oggetto dell’email di sollecito ai colleghi
L’oggetto dell’email di sollecito dovrebbe essere chiaro e diretto, ma allo stesso tempo rispettoso e professionale. Deve riflettere lo scopo dell’email senza essere aggressivo. Ad esempio, “Richiesta di aggiornamento sul progetto XYZ” o “Sollecito gentile per il feedback su [argomento]”. Un oggetto ben formulato aumenta le probabilità che l’email venga letta e presa in considerazione tempestivamente.
2) Importanza dei saluti iniziali e dell’utilizzo di toni rispettosi
Iniziare l’email di sollecito con un saluto cordiale è fondamentale per mantenere un tono professionale e rispettoso. Anche in situazioni di urgenza, è importante mantenere un approccio cortese. Frasi come “Ciao [Nome],” o “Buongiorno [Nome],” seguite da un breve messaggio di cortesia possono creare un contesto positivo per la tua richiesta.
3) Congedo dell’email di sollecito ai colleghi
Concludi sempre l’email di sollecito con un saluto che sia in grado di riflettere il tono generale del messaggio. Frasi come “Grazie per l’attenzione” o “Apprezzo la tua risposta tempestiva” aiutano a lasciare un’impressione positiva e ad incoraggiare una risposta costruttiva.
4) Fornisci il contesto
E’ importante che nella tua email di sollecito fornisca sempre un minimo di contesto, ossia dettagli pertinenti o riferimenti a comunicazioni precedenti per aiutare più facilmente e rapidamente il collega a capire qual è la tua richiesta.
5) Offri aiuto o supporto
Se la situazione lo richiede, offri la tua assistenza o supporto per facilitare la risposta o l’azione da parte del collega a cui sta rivolgendo la tua richiesta.
Email di sollecito ai colleghi: 3 frasi perfette da utilizzare
Prima di vedere un fac simile esempio email di sollecito risposta, vogliamo condividere 3 espressioni particolarmente efficaci che puoi utilizzare nella tua email di sollecito ai colleghi.
“So che sei molto impegnato, però vorrei avere un tuo consiglio e ne avrei bisogno per domani”
Questa frase è educata e gentile, però va dritta al punto. Scrivendo una frase di questo tipo fai capire all’altra persona che capisci i suoi impegni ma che comunque, per te, la sua opinione è fondamentale. Inoltre stai sottolineando il fatto che il feedback ti serve in maniera urgente, permettendoti così di avere una risposta in tempi brevi.
“Per rispettare le mie scadenze, avrei bisogno di una tua risposta entro domani”
Una cosa molto importante nelle email di sollecito è andare dritti al punto. Non ha senso girarci intorno: perderete tempo entrambi. L’importante è dire chiaramente:
- Di cosa hai bisogno
- Entro quando
- Perché ne hai bisogno
Ovviamente se sei diretto l’altra persona non avrà possibilità di distrarsi: le sarà chiaro subito cosa deve fare e smetterà di ignorarti.
“Fammi sapere se secondo te è meglio fare [opzione 1] o [opzione 2] entro [data]”
Questa opzione è decisamente la più specifica e la più chiara: l’altra persona non può sbagliarsi. Inoltre, in questo modo, anche se la persona è molto impegnata, troverà sicuramente il tempo per risponderti, dato che non deve ragionarci su più di tanto.
Leggendo questo articolo hai trovato la frase perfetta che fa al caso tuo? Ovviamente non è sufficiente mandare una mail con solo una di queste frasi: sembreresti ancora insistente e probabilmente anche maleducato. Insomma, prima di queste magiche frasi devi anche scrivere le solite espressioni di cortesia.
Come strutturare un’email di sollecito efficace
Scrivere un’email di sollecito efficace richiede chiarezza, cortesia e una struttura ben definita. Ecco come organizzare i vari elementi per garantire che il messaggio sia ricevuto e compreso nel modo giusto.
1) Oggetto dell’email di sollecito
- Breve e chiaro
L’oggetto dell’email di sollecito deve essere conciso e chiaro, indicando subito lo scopo del messaggio. Evita oggetti vaghi che potrebbero essere ignorati.
Esempio: “Promemoria: Consegna Rapporto Mensile” o “Sollecito: Risposta Richiesta Informazioni Progetto”
- Evidenziare l’urgenza
Se la situazione è urgente, puoi indicarlo nell’oggetto, ma senza sembrare allarmista.
Esempio: “Urgente: Risposta Richiesta entro il 15 Maggio”
2) Introduzione
- Saluto cordiale
Inizia l’email con un saluto cordiale, utilizzando il nome del destinatario per un tocco personale.
Esempio: “Ciao [Nome],” o “Buongiorno [Nome]”
- Riferimento al contesto precedente
Fai riferimento alla comunicazione precedente o al contesto per il quale stai inviando il sollecito. Questo aiuta il destinatario a capire immediatamente di cosa si tratta.
Esempio: “Spero che tu stia bene. Ti scrivo riguardo alla nostra discussione del [data] sull’aggiornamento del progetto XYZ.”
3) Corpo del messaggio
- Descrivere il sollecito
Spiega chiaramente il motivo del sollecito e specifica l’azione che ti aspetti dal destinatario. Usa frasi concise e dirette.
Esempio: “Non ho ancora ricevuto il rapporto mensile che doveva essere consegnato entro il 10 maggio. Potresti inviarmelo al più presto?”
- Fornire dettagli e scadenze
Includi tutti i dettagli necessari per il completamento dell’azione richiesta e specifica una scadenza chiara.
Esempio: “Per favore, invia il rapporto entro e non oltre il 15 maggio, in modo da poterlo includere nella presentazione di fine mese.”
- Offrire assistenza
Mostra disponibilità a fornire assistenza o ulteriori informazioni se necessario. Questo dimostra collaborazione e supporto.
Esempio: “Se hai bisogno di ulteriori informazioni o assistenza per completare il rapporto, non esitare a contattarmi.”
4) Chiusura
- Chiusura cortese
Concludi l’email con una frase cortese che ringrazia il destinatario per la sua attenzione e collaborazione.
Esempio: “Grazie per la tua attenzione e collaborazione.”
- Firma professionale
Inserisci una firma professionale che includa il tuo nome, titolo e informazioni di contatto.
3 esempi email di sollecito
Esempio email di sollecito per mancata risposta 1
Oggetto: consiglio e supporto per scelta locandina progetto
Ciao Laura,
Come stai? Spero che il tuo progetto stia procedendo per il meglio. Ti mando questa mail perché avrei bisogno di un tuo consiglio sul progetto a cui sto lavorando. So che sei molto impegnata e che al momento hai moltissime cose tra le mani, però ci tengo proprio a sapere cosa ne pensi. Secondo te sarebbe meglio utilizzare la locandina 1 o la locandina 2? Avrei bisogno di ricevere una risposta entro domani.
Ti ringrazio moltissimo,
A presto.
Breve, dritta al punto ma allo stesso tempo gentile; inoltre sottolinei il fatto che sai che l’altra persona è molto impegnata.
Esempio email di sollecito per mancata risposta 2
Oggetto: Sollecito gentile per feedback su report vendite
Ciao Marco,
Spero tu stia bene. Ti scrivo in merito al report sulle vendite di questo trimestre che ti avevo inviato la settimana scorsa. Avrei bisogno del tuo feedback per finalizzarlo, in particolare riguardo alle analisi di mercato che hai condotto.
Capisco che potresti essere impegnato, ma sarebbe ideale se potessi avere le tue osservazioni entro venerdì, in modo da poter procedere con la presentazione al team direttivo lunedì prossimo.
Grazie mille per la tua collaborazione e disponibilità. Resto a disposizione per qualsiasi chiarimento o ulteriore informazione.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
Esempio email di sollecito per mancata risposta 3
Oggetto: Richiesta urgente di documentazione per progetto XY
Cara Giulia,
Spero tu stia bene. Mi rivolgo a te per sollecitare l’invio della documentazione relativa al progetto XY, di cui avevamo discusso nel nostro ultimo meeting. Avendo bisogno di questi documenti per la revisione finale con il cliente, sarebbe essenziale riceverli entro domani pomeriggio.
Ti ringrazio in anticipo per la tua tempestiva risposta e sono disponibile per eventuali domande o chiarimenti. La tua collaborazione in questa fase è fondamentale per il successo del progetto.
Grazie ancora e a presto,
[Il tuo nome]
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