Travel & Event Specialist

LHH

Per azienda cliente, operante nel settore Healthcare con sede a Salsomaggiore Terme in provincia di Parma, siamo attualmente alla ricerca di una figura di Travel & Event Specialist .

La risorsa riporterà gerarchicamente all'Event & Travel Manager con l'obiettivo di assicurare un'organizzazione puntuale, strutturata e compliant, degli eventi aziendali e della partecipazione dell'azienda a eventi/congressi esterni.

In linea generale, e trasversalmente rispetto alla tipologia di evento o esigenza, la risorsa sarà responsabile di:

• Applicare e contribuire allo sviluppo delle linee guida interne per la gestione degli eventi, assicurando il rispetto di procedure, modelli, codice etico e requisiti di compliance.
• In coordinamento con il Manager e con HR, collaborerà alla definizione di policy, convenzioni e partner/fornitori da utilizzare per viaggi e trasferte aziendali, garantendone la corretta implementazione a livello organizzativo.
• Agire come key user delle piattaforme dedicate a viaggi, congressi ed eventi (es. Etoile, Uvet), acquisendo piena padronanza degli strumenti, gestendo eventuali richieste operative e fornendo supporto e formazione agli utenti interni.
• Gestire la comunicazione interna relativa a eventi e sponsorizzazioni, mantenendo aggiornata la Direzione e/o l'azienda, in accordo con il Manager, attraverso email informative, aggiornamenti dedicati e blocchi di agenda quando necessario.
• Partecipare personalmente agli eventi di particolare rilevanza, quando richiesto dal Manager, garantendo presidio, coordinamento operativo e supervisione dello svolgimento. Organizzare e predisporre i materiali necessari per gli eventi, collaborando attivamente con la funzione logistica per assicurare qualità, puntualità e coerenza con le esigenze dell'iniziativa.

Responsabilità

La figura si occuperà delle seguenti attività:

• Ricercare e proporre location adatte alle diverse tipologie di evento

• Contattare le strutture degli eventi e richiedere preventivi; gestire una trattativa; confermare i servizi evento in accordo con il proprio Manager

• Redigere, verificare preventivi e consuntivo di spesa degli eventi

• Gestire i Grant Formativi (iscrizione, viaggio, pernottamento, modulistica privacy e compliance da inviare in base alla tipologia di Grant Diretto o Indiretto)

• Gestione delle sponsorizzazioni ad eventi e congressi (settore lifescience) attraverso il contatto con provider, trattativa delle sponsorizzazioni etc.

• Organizzazione completa degli eventi aziendali di varia natura (eventi, riunioni, scientific dinner)

• Coordinare le agenzie a supporto delle eventuali agenzie selezionate supporto

Profilo

Verranno prese in considerazione figure in possesso dei seguenti requisiti:

• Titolo di studio: diploma o laurea

• Pregressa esperienza nell'organizzazione di eventi e viaggi.

• Conoscenza fluente della lingua inglese. (B2)

• Preferibile conoscenza della normativa di settore (Lifescience), delle procedure ECM e CDM

Completano il profilo

• Doti comunicative e relazionali
• Proattività
• Saper portare avanti molteplici attività contemporaneamente con le diverse funzioni aziendali
• Preferibile esperienza in ambito di organizzazione eventi/viaggi, meglio se medico-scientifici
• Conoscenza del pacchetto office (Excel, Outlook, PowerPoint)
• Capacità di gestire le richieste in tempi rapidi (project management)

Sede di Lavoro: Salsomaggiore Terme (Parma)

#LI-JA3

«I candidati, nel rispetto del D.lgs. 198/2006, D.lgs. 215/2003 e D.lgs. 216/2003, sono invitati a leggere l'informativa sulla privacy consultabile sotto il form di richiesta dati della pagina di candidatura (Regolamento UE n. 2016/679). L'offerta è rivolta a candidati di entrambi i sessi, nel rispetto del D.lgs. 198/2006 e della normativa vigente in materia di pari opportunità. L'azienda promuove un ambiente di lavoro inclusivo e garantisce pari opportunità a tutte le persone, indipendentemente da genere, età, origine, orientamento sessuale o disabilità.»

Settore: Scienza e ricerca

Ruolo: Altro