Sales Administrator (Temporary contract)

Activate your potential – join NORIT, the world leader in activated carbon production!

Join us as a Sales Assistant in Ravenna where you’ll be the go-to expert for customer order management, tender coordination, and documentation compliance, ensuring seamless service from order receipt to shipment.

Your key responsibilities will be:

• Respond to incoming customer calls and process customer orders from receipt to shipment,
• Collect all required information from customers and ensure full understanding of their needs and order requirements,
• Coordinate order details with customers, including proposing changes to shipment dates or quantities when needed due to availability constraints,
• Partner closely with GBS teams, plant locations, and internal stakeholders to ensure shipments are executed as requested,
• Prepare shipping documentation for designated customers and support GBS Data Management in the invoicing process,
• Handle customer inquiries, service-related issues, and complaints (including complex accounts), logging and tracking cases in relevant systems to ensure timely resolution,
• Approve requests and perform inventory adjustments, acting as a coordinator with regional plants when required,
• Act as a resource for less experienced team members, providing guidance, training support, and (where applicable) coordinating workload as a team lead,
• Participate in system testing and support identification and coordination of ERP-related issue resolution, including testing and reviewing new procedures,
• Support customer and plant visits by demonstrating customer service processes when needed,
• Participate in and occasionally lead small projects focused on service improvement and operational excellence,
• Manage public tender processes with public companies by preparing participation documentation and ensuring compliance with applicable regulations,
• Register and track waste in line with local requirements (RENTRI, etc.),
• Register the company in vendor lists and maintain required qualification documentation,
• Prepare documentation for subcontractors involved in public tenders, ensuring alignment with safety regulations,
• Follow up and coordinate import/export documentation to support compliant cross-border movements,
• Adhere to NORIT policies and procedures, including safety, internal controls, Sarbanes-Oxley requirements, and ISO 9000 standards.

Requirements

• High school diploma required; Bachelor’s degree preferred,
• 3–5 years of experience in customer service and/or order processing in an operational environment,
• Strong knowledge of customer service principles and end-to-end order management procedures,
• Solid familiarity with a multi-product or multi-business environment and the ability to learn and navigate a broad product portfolio,
• Strong ability to use office tools and business systems, including ERP platforms,
• Customer-service oriented mindset with a strong sense of urgency and ownership in responding to customer needs,
• Good knowledge of public tender processes with public companies, including documentation preparation and compliance awareness,
• Strong problem-solving skills and an improvement mindset, including experience with techniques such as root-cause analysis,
• Ability to train and guide others, communicate clearly, and collaborate effectively with internal teams and customers,
• This is a temporary role for a contract of 8-12 months.

Benefits

• Competitive salary and industry-specific benefits,
• Strong on-site team spirit and a supportive environment,
• We'll support you as you integrate into the team,
• Opportunity to work on continuous improvement initiatives.

NORIT Activated Carbon is one of the global leaders in producing various qualities of activated carbon in its powder and granular form. Our mission - to be the customer’s #1 choice for added value activated carbon solutions in energy, environmental, water, food, chemical, pharma, automotive, and other industrial markets. We supply a broad portfolio of materials, know-how and technical expertise, complementary services and technologies.

We have established our global presence with manufacturing plants in the Netherlands, United Kingdom, Italy and United States and as well a Global Business Service center in Riga.

Unisciti a noi come Assistente alle vendite  presso Ravenna un ruolo chiave tra customer service, gestione ordini e documentazione, dove garantirai un’esperienza cliente eccellente e processi puntuali e conformi.

Le tue principali responsabilità saranno:

• Rispondere alle chiamate in arrivo dei clienti ed inserire i dettagli degli ordini a sistema, raccogliendo le informazioni necessarie e assicurando la piena comprensione delle esigenze,
• Coordinare con i clienti i dettagli dell’ordine, suggerendo quando necessario modifiche a date di spedizione o quantità prodotto in base alla disponibilità,
• Collaborare con altri reparti GBS e/o con gli stabilimenti per garantire che le spedizioni vengano gestite secondo quanto richiesto,
• Approvare richieste e gestire eventuali rettifiche/aggiustamenti di inventario, fungendo all’occorrenza da punto di coordinamento a livello regionale,
• Gestire richieste, problematiche e reclami dei clienti, ponendo le domande appropriate per comprenderli appieno e risolvendo anche i casi più complessi,
• Registrare e monitorare i reclami dei clienti nei sistemi dedicati, garantendo risposte complete e soluzioni soddisfacenti,
• Supportare i membri del team meno esperti nella risoluzione dei problemi e, quando previsto dall’organizzazione, fornire formazione e/o coordinare il lavoro del team con leadership operativa,
• Partecipare ai test di sistema e contribuire all’identificazione e al coordinamento delle soluzioni relative a problematiche dei sistemi ERP, includendo il test e la revisione di nuove procedure,
• Effettuare, quando necessario, visite ai clienti e/o dimostrare i processi di customer service durante visite in stabilimento,
• Partecipare e, all’occorrenza, guidare piccoli progetti di miglioramento,
• Gestire la procedura di gara con Enti/aziende pubbliche, preparando la documentazione per la partecipazione e operando in conformità alla normativa italiana in materia di appalti,
• Gestire la registrazione e la tracciabilità dei rifiuti secondo i requisiti applicabili (RENTRI, ecc.),
• Registrare l’azienda negli elenchi fornitori e mantenere aggiornata la documentazione richiesta,
• Gestire e monitorare la documentazione relativa a importazioni/esportazioni,
• Operare nel rispetto di politiche e procedure aziendali, incluse sicurezza, controlli interni, requisiti Sarbanes-Oxley e standard ISO 9000.

Requisiti:

• Diploma di scuola superiore,
• Laurea triennale/universitaria preferibile,
• Esperienza di 3–5 anni in ambito customer service e/o gestione ordini,
• Conoscenza approfondita del customer service e delle procedure di elaborazione/gestione degli ordini,
• Capacità di operare in un contesto con più linee di business e prodotti, con attitudine ad apprendere rapidamente il portafoglio NORIT,
• Ottima padronanza degli strumenti informatici e dei sistemi d’ufficio, inclusi sistemi ERP,
• Forte orientamento al cliente e senso di urgenza nella gestione delle richieste e delle priorità,
• Buona conoscenza delle procedure di gara con Enti/aziende pubbliche e della documentazione correlata,
• Solide capacità di problem solving e miglioramento continuo, incluse tecniche come l’analisi delle cause radice (root cause analysis),
• Capacità di fornire formazione e istruzioni ad altri, comunicando e interagendo efficacemente con colleghi e clienti,
• Si tratta di un incarico temporaneo con un contratto di 8-12 mesi.