Office Manager / Executive Assistant

Per conto di una realtà che opera nel settore energia/impiantistica , ricerchiamo una figura di Office Manager ed Executive Assistant . Il contesto è altamente dinamico e in forte crescita, caratterizzato da un ambiente sfidante e in evoluzione. La struttura è snella, con una forte esposizione al top management, e richiede una risorsa flessibile, proattiva e capace di adattarsi rapidamente a scenari in cambiamento.

Responsibilities

La risorsa riporterà direttamente al CEO e avrà la responsabilità della gestione a 360° dell’ufficio , oltre a supportare operativamente il top management nelle attività quotidiane.

Responsabilità principali in ambito Office Management:

• Avvio e gestione operativa della nuova sede (allestimento spazi, scelta arredi, organizzazione ufficio)

• Gestione dei fornitori e dei contratti relativi ai servizi generali

• Coordinamento dei servizi office (telefonia, auto aziendali, carte di credito, Telepass, forniture)

• Interfaccia con contabilità esterna per attività operative e documentali

• Gestione logistica delle sale riunioni e degli spazi aziendali

• Organizzazione operativa dell’ufficio e presidio delle attività quotidiane

• Supporto operativo su attività HR amministrative (es. ticket restaurant, onboarding)

• Gestione materiali e immagine aziendale (gadget, forniture, ecc.)

Responsabilità principali in ambito Executive Assistance:

• Supporto diretto al CEO nella gestione dell' agenda , organizzazione viaggi e trasferte , pianificazione riunioni e meeting
• Organizzazione di eventi aziendali

Your Profile

Requisiti:

• Esperienza pregressa in ruoli analoghi di Office Management e/o Executive Assistant

• Ottima conoscenza della lingua inglese

• Buona padronanza del pacchetto Office e degli strumenti informatici

• Spiccate capacità organizzative e di gestione delle priorità

• Attitudine al problem solving e alla gestione di contesti complessi

• Elevato livello di riservatezza e affidabilità

• Capacità di operare in contesti destrutturati e in fase di crescita

• Proattività e flessibilità

Sede di lavoro: Milano Centro

Si offre un contratto a tempo indeterminato