Front Office & Administrative Assistant

Profilo

Per un nostro cliente operante nell’industria chimica con sede a San Donato Milanese, ricerchiamo un/una Front Office & Administrative Assistant. La risorsa sarà inserita in un contesto strutturato, dove il presidio del front office rappresenta un punto di riferimento per clienti, fornitori e visitatori. Il ruolo prevede una combinazione di attività di reception, gestione del centralino e supporto amministrativo, con particolare attenzione alla gestione dei Documenti di Trasporto (DDT) e delle bolle di consegna. La posizione è adatta a persone precise, affidabili e orientate all’organizzazione, che desiderano operare in un ambiente regolato e con procedure definite, tipico del settore chimico.

Responsabilità

• Gestire in autonomia le attività di reception e accoglienza di clienti, fornitori e visitatori aziendali presso la sede di San Donato Milanese.
• Presidiare il centralino gestendo le chiamate in entrata e in uscita, assicurando uno smistamento puntuale verso i reparti di competenza.
• Gestire le email generiche e la corrispondenza, garantendo corretto inoltro interno, risposta nei tempi stabiliti e adeguata archiviazione.
• Curare l’emissione e la registrazione dei Documenti di Trasporto (DDT), verificando la correttezza dei dati e collaborando con il magazzino.
• Controllare e archiviare le bolle di consegna, supportando il magazzino e l’ufficio amministrativo nelle verifiche documentali richieste.
• Svolgere attività di supporto amministrativo attraverso l’inserimento dati a sistema e la gestione dell’archivio, sia in formato cartaceo sia digitale.
• Coordinare le spedizioni e i contatti con i corrieri, monitorando ritiri e consegne in collaborazione con le funzioni interne interessate.

Skill e Professionalità

• Diploma di scuola secondaria superiore o Qualifica/Attestato, preferibilmente in ambito amministrativo o affine, conseguito presso istituti riconosciuti.
• Esperienza pregressa nel ruolo di front office o assistenza amministrativa, maturata preferibilmente in contesti aziendali strutturati o organizzati.
• Buona conoscenza del pacchetto Office, in particolare Excel per la gestione dei dati e Outlook per la comunicazione interna ed esterna.
• Spiccate capacità organizzative e attenzione ai dettagli, con attitudine a pianificare e gestire attività simultanee mantenendo ordine e metodo.
• Ottime doti comunicative e relazionali, con capacità di interfacciarsi in modo professionale con interlocutori interni, fornitori, clienti e visitatori.
• Buona gestione dello stress e delle priorità, mantenendo precisione e affidabilità anche in momenti caratterizzati da elevato carico operativo.
• Precisione nella gestione documentale, dalla registrazione e archiviazione di DDT e bolle fino alla corretta conservazione digitale delle informazioni.
• Gradita conoscenza base di gestionali ERP, utile per l’inserimento dei dati amministrativi e la consultazione delle informazioni di magazzino.

Benefit

Informazioni Aggiuntive

I candidati, nel rispetto del D.lgs. 198/2006, D.lgs 215/2003 e D.lgs 216/2003, sono invitati a leggere l’informativa sulla privacy consultabile sotto il form di richiesta dati della pagina di candidatura (Regolamento UE n. 2016/679).

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