Assistente di direzione

Chi cerchiamo

Cerchiamo una persona estremamente organizzata, proattiva e affidabile che supporti direttamente il CEO e la C-suite nella gestione quotidiana, amministrativa e operativa.

Il ruolo unisce executive support , coordinamento con consulenti , gestione scadenze e processi e reporting .

Obiettivo: liberare tempo al CEO e la C-suite e far sì che nulla vada perso tra task, scadenze, comunicazioni e pratiche.

Responsabilità

MUST HAVE

1) Sistema di task, reminder e follow-up

• Creare e mantenere un unico sistema per tutte le attività aperte (priorità, owner, scadenze).
• Fare reminder quotidiani al CEO e la C-suite sulle cose in sospeso e su ciò che va sbloccato.
• Follow-up attivo: se un task non si chiude, capire perché (blocco / info mancante / delega) e portare una soluzione.

2) Calendario, meeting e preparazione materiali

• Gestire il calendario del CEO (pianificazione, priorità, buffer, conflitti, spostamenti).
• Preparare agenda e obiettivi delle riunioni; coordinare materiali necessari.
• Dopo i meeting: action list con “chi fa cosa entro quando” + follow-up.
• Supporto operativo su presentazioni (Slides/PowerPoint), documenti e comunicazioni.

3) Comunicazioni: cosa dire, quando dirlo, a chi (e non dimenticarlo)

• Tenere traccia delle comunicazioni da fare (team / clienti / partner / fornitori / enti).
• Preparare bozze o template quando utile e gestire solleciti/follow-up.
• Assicurare chiusura dei thread aperti (risposte, conferme, next step).

4) Onboarding & offboarding

• Gestire onboarding end-to-end: checklist, account/accessi, dotazioni, comunicazioni interne, documenti.
• Offboarding: revoca accessi, restituzione materiali, chiusura pratiche e checklist completa.
• Coordinamento con consulente del lavoro/manager di settore per assunzioni, cessazioni, variazioni.

5) Amministrazione e coordinamento con consulenti

• Richiedere e gestire contratti (consulenti, collaboratori, fornitori) e iter di firma.
• Interfacciarsi con commercialisti e consulente del lavoro per documenti, scadenze, richieste.
• Tenere scadenziario amministrativo e documentale ordinato (archivio, naming, accessi).

6) Analytics & report settimanali (sintesi + azioni)

• Creare e monitorare dashboard/metriche concordate (analytics, vendite, marketing, prodotto, CRM…).
• Individuare anomalie/insight e produrre report settimanale sintetico, utile e azionabile.
• Evidenziare: cosa è cambiato, cosa è urgente, cosa va deciso.

7) Permessi, registri e controllo attività ricorrenti

• Gestire richieste permessi/assenze (tracciamento, reminder, coordinamento).
• Controllo operativo di attività ricorrenti: niente deve “scappare”.
• Tenere registro e scadenze (approvazioni, documenti, pratiche).

8) Monitoraggio bandi e gestione documentale

• Monitorare bandi/opportunità secondo criteri condivisi.
• Coordinare comunicazioni con enti/consulenti e raccolta documentazione.
• Preparare checklist e garantire invii puntuali e completi.

NICE TO HAVE

A) Gestione email del CEO (triage leggero)

• Smistare email, etichettare priorità, proporre risposte e creare follow-up.
• Template per richieste ricorrenti.

B) Gestione fornitori, abbonamenti e acquisti

• Richiedere preventivi, confrontare offerte, gestire rinnovi/disdette.
• Tenere elenco software/abbonamenti con costi e scadenze (ottimizzazione spese).
• Coordinare dotazioni operative (PC, accessori, SIM) soprattutto per onboarding.

C) Standardizzazione processi (SOP, checklist, archivi)

• Creare procedure snelle di 1 pagina per attività ripetitive.
• Strutturare Drive/Notion/archivio documentale con naming coerente.
• Migliorare continuamente flussi operativi per ridurre errori e tempi morti.

D) Eventi e trasferte

• Organizzare viaggi, trasferte, logistica riunioni esterne, eventi/conferenze.
• Coordinare note spese e rimborsi (se presenti).

E) Reporting “manageriale” settimanale

• Weekly recap: risultati vs obiettivi, rischi, decisioni aperte, blocchi.
• Lista decisioni: cosa manca per decidere e chi deve fornire input.

F) Supporto recruiting (coordinamento)

• Coordinare scheduling colloqui e gestione pipeline candidati.
• Raccolta feedback e follow-up candidati (se richiesto).

G) Scadenze contrattuali e compliance leggera

• Scadenzario contratti/fornitori e reminder rinnovi/termini.
• Supporto operativo su aspetti organizzativi (senza ruoli legali/DPO).

Requisiti

• Esperienza in ruoli simili (EA, Office/Operations, Assistente di Direzione).
• Eccellente organizzazione e capacità di gestire priorità e urgenze.
• Proattività: anticipare problemi e chiuderli.
• Ottima padronanza di Google Workspace / Microsoft Office (Slides/PowerPoint e Sheets/Excel).
• Confidenza con numeri e dashboard (lettura, sintesi, insight).
• Discrezione e affidabilità (informazioni sensibili).
• Italiano e inglese buono fluente.

Plus: Notion/Asana/Trello, Slack, GA4/Looker, CRM, esperienza con bandi e consulenti del lavoro.

Tipologia di contratto

Determinato, 1 anno, rinnovabile, 21-25k RAL + buoni pasto.

Posizione full time su Pisa, 2 giorni di remote working a settimana (lunedì e venerdì).