Administrative Program Officer

Fondazione Ufficio Pio è l’ente strumentale della Fondazione Compagnia di San Paolo che opera a favore di persone in situazione di difficoltà e che desiderano costruire un futuro migliore per sé e per i propri familiari.

È un ente filantropico impegnato a sostenere, in tutte le persone che entrano in contatto con la Fondazione, il pieno esercizio dei diritti di cittadinanza e la ricerca della felicità.

Attualmente opera nell’area metropolitana di Torino, con l’obiettivo di ridurre le disuguaglianze economiche e sociali del territorio.

Realizza interventi orientati a produrre cambiamenti duraturi nella vita delle persone, anche attraverso azioni preventive nei campi dell’educazione, della formazione, dell’accesso al lavoro e dell’inclusione sociale.

Lo staff, con il contributo dei volontari e delle volontarie, lavora ogni giorno per tradurre in pratiche concrete il principio di uguaglianza e di pari dignità tra le persone.

La Fondazione Ufficio Pio ricerca una figura amministrativa per un nuovo Programma di asset building, finalizzato a supportare famiglie e studenti/studentesse nella pianificazione e sostenibilità degli investimenti educativi dei propri figli e figlie, attraverso meccanismi di risparmio incentivato e percorsi di educazione finanziaria.

Il ruolo è orientato alla gestione operativa quotidiana dei principali processi amministrativi, documentali e di gestione dati del programma, con un presidio specifico sul contatto con le famiglie per aspetti procedurali e documentali (informazioni operative, raccolta e verifica formale della documentazione, scadenze, tracciamento pratiche), contribuendo a garantire correttezza formale, tracciabilità e rispetto delle tempistiche.

La figura opererà nel team dedicato, riportando funzionalmente al/alla Referente organizzativo/a per l’operatività quotidiana e rispondendo al Coordinatore dell’Area Educazione e Uguaglianza .

Attività principali

1) Desk amministrativo e contatto con le famiglie (front office procedurale)

• Gestire i contatti operativi con le famiglie (telefono, e-mail, appuntamenti), fornendo informazioni su passaggi, scadenze e documentazione richiesta.
• Supportare l’onboarding amministrativo: raccolta e verifica formale della documentazione, gestione integrazioni e promemoria/solleciti, con tracciamento dello stato delle pratiche.
• Fornire supporto di primo livello su difficoltà tecniche e operative legate agli strumenti del Programma (accesso, credenziali, caricamento documenti, compilazione guidata), attivando i referenti tecnici quando necessario.
• Contribuire all’aggiornamento di messaggi standard e materiali operativi (checklist, FAQ procedurali, guide “passo-passo”), con attenzione a linguaggio inclusivo e non stigmatizzante.

2) Gestione documentale e flussi amministrativi (back office)

• Curare archiviazione e ordine degli archivi digitali e/o cartacei (standard, versioning, rintracciabilità).
• Supportare i flussi amministrativi connessi alle fasi del Programma (adesione, istruttoria, avanzamento, chiusura), secondo procedure e checklist definite.
• Predisporre elenchi e riepiloghi operativi a supporto del team (scadenze, pratiche in lavorazione, integrazioni richieste), assicurando completezza e tracciabilità.

3) Gestione dati e supporto a piattaforme/strumenti

• Inserire e aggiornare dati su file, database e/o piattaforme dedicate, garantendo accuratezza, completezza e tempestività.
• Effettuare controlli di qualità del dato (completezza, congruenze, duplicazioni, anomalie) e segnalare criticità al team di progetto.
• Predisporre estrazioni/elenchi e report operativi di base utili al monitoraggio dell’implementazione; supportare test e verifiche operative delle piattaforme, segnalando bug/anomalie.

4) Supporto amministrativo al team e raccordo operativo

• Supportare il/la Referente organizzativo/a e il/la Program Officer nella gestione amministrativa delle attività (documenti, scadenze, follow-up).
• Collaborare, per gli aspetti amministrativi, al raccordo con partner territoriali/tecnici e – ove previsto – con partner finanziari/intermediari per adempimenti operativi e flussi informativi.
• Operare nel rispetto di riservatezza e protezione dei dati (GDPR e policy interne), contribuendo alla corretta gestione di consensi, informative e archivi.

• Diploma o laurea (preferibilmente in ambito economico, amministrativo, giuridico, scienze sociali o affini).
• Esperienza professionale di almeno 3 anni in ruoli amministrativi/back office e/o desk di servizio (segreteria organizzativa, gestione pratiche, customer care), preferibilmente in contesti con più stakeholder e con gestione diretta di contatti e interazioni con persone (utenti, partner o colleghi).
• Ottima precisione nella gestione documentale e capacità di lavorare per scadenze.
• Buona padronanza di strumenti digitali (suite Office/Google, in particolare Excel/Sheets; archivi digitali; eventuali piattaforme gestionali).
• Familiarità con procedure e flussi operativi; attenzione a privacy e trattamento dati.

Caratteristiche ricercate

• Affidabilità, ordine, metodo e attenzione al dettaglio.
• Autonomia operativa e problem solving pratico (scadenze, integrazioni documentali, anomalie).
• Buone capacità comunicative e di collaborazione con team e partner (chiarezza, puntualità, orientamento al servizio).
• Conoscenza di almeno una lingua diversa dall’italiano (a livello B2 o superiore).
• Sensibilità ai temi della povertà educativa e attenzione a accessibilità, equità e non stigmatizzazione (anche nel linguaggio e nei processi).
• Costituisce titolo preferenziale esperienza nel Terzo Settore e/o in progettualità con target vulnerabili.

• Contratto a tempo determinato di 12 mesi, con prospettiva di stabilizzazione.
• Assunzione all’interno del CCNL terziario – full-time e nel rispetto del Contratto Integrativo Aziendale di Gruppo (lavoro agile, buoni pasto e welfare aziendale).
• Retribuzione e inquadramento commisurati all’esperienza e alla competenza della persona selezionata.
• Sede/luogo di lavoro: Piazza Bernini 5 (Torino).
• Disponibilità a trasferte: la posizione può richiedere spostamenti occasionali sul territorio piemontese e, in prospettiva, anche su scala nazionale, in funzione delle attività del Programma.

Documenti da allegare per rispondere all’annuncio

• CV
• Lettera di presentazione con una illustrazione delle esperienze professionali più significative in riferimento al profilo ricercato.

Qualora l’esperienza passata non si allineasse perfettamente con i requisiti richiesti ma si ritenesse di corrispondere al profilo ricercato, si invita a inoltrare la candidatura, motivando la scelta nella lettera di presentazione.

Ai sensi del D.lgs. 198/2006, la Fondazione Ufficio Pio rispetta le pari opportunità nella ricerca e nell’impiego di profili qualificati, incoraggia le candidature provenienti da entrambi i sessi e valuta candidature qualificate indipendentemente da origine etnica, colore, origine nazionale, religione, sesso, età, stato civile, disabilità, orientamento sessuale, identità di genere o altre caratteristiche protette dalla legge

La Fondazione Compagnia di San Paolo, i suoi Enti Strumentali e la Società Consortile Xké? ZeroTredici si impegnano a garantire ambienti sicuri per tutte le persone, in particolare minorenni, coinvolte nelle proprie attività, anche attraverso l’adozione di una Child Safeguarding Policy , orientata a prevenire qualsiasi rischio di abuso, sfruttamento e maltrattamento ai danni delle persone minorenni.

Coloro che collaborano a qualunque titolo con la Fondazione, con i suoi Enti Strumentali e con la Società Consortile Xké? ZeroTredici sono pertanto tenuti a rispettare i più alti standard di comportamento, come definiti nella Child Safeguarding Policy, incluse le Regole di Condotta e la Procedura per l’inoltro e la gestione delle segnalazioni di abusi ai danni delle persone minorenni.

Consulta la Policy completa [https://www.ufficiopio.it/app/uploads/2025/06/CSP_Child-Safeguarding-Policy-09-06.pdf]