Le email di sollecito ai colleghi: quando le scrivi ti sembra di perdere un sacco di tempo prezioso che potresti usare per fare altro, eppure sai benissimo che sono fondamentali per comunicare con i tuoi colleghi. Spesso però, quando il tempo a tua disposizione scarseggia, sei tentato di mandare un’email del tipo:
Ciao Marta, mi puoi mandare il file di cui ho bisogno e che ti ho chiesto 10 giorni fa? Ora per favore?! Grazie!
In alcuni ambienti lavorativi un’email di questo tipo viene anche accettata, ma solitamente non è così. Quindi ti siedi, ti rimbocchi le maniche e perdi 10 minuti del tuo tempo per scrivere la mail perfetta, un equilibro tra formalità, gentilezza e volontà di non sembrare insistente. Clicchi invio e i minuti passano. Passano le ore. Passano anche i giorni. Ma la mail di risposta non arriva.
Il problema è che non vuoi e non puoi sembrare troppo insistente o passivo aggressivo mentre avanzi le tue richieste. Ecco perché una frase come “Non so se ti sei perso la mia ultima email” non va decisamente bene: è fastidiosa e qualcuno potrebbe ritenerla proprio maleducata.
Non sai come scrivere la tua email di sollecito ai colleghi senza farla suonare passivo-aggressiva? Ecco qui alcuni esempi di frasi che potresti usare.
“So che sei molto impegnato, però vorrei avere un tuo consiglio e ne avrei bisogno per domani”
Questa frase è educata e gentile, però va dritta al punto. Scrivendo una frase di questo tipo fai capire all’altra persona che capisci i suoi impegni ma che comunque, per te, la sua opinione è fondamentale. Inoltre stai sottolineando il fatto che il feedback ti serve in maniera urgente, permettendoti così di avere una risposta in tempi brevi.
“Per rispettare le mie scadenze, avrei bisogno di una tua risposta entro domani”
Una cosa molto importante nelle email di sollecito è andare dritti al punto. Non ha senso girarci intorno: perderete tempo entrambi. L’importante è dire chiaramente:
- Di cosa hai bisogno
- Entro quando
- Perché ne hai bisogno
Ovviamente se sei diretto l’altra persona non avrà possibilità di distrarsi: le sarà chiaro subito cosa deve fare e smetterà di ignorarti.
“Fammi sapere se secondo te è meglio fare [opzione 1] o [opzione 2] entro [data]”
Questa opzione è decisamente la più specifica e la più chiara: l’altra persona non può sbagliarsi. Inoltre, in questo modo, anche se la persona è molto impegnata, troverà sicuramente il tempo per risponderti, dato che non deve ragionarci su più di tanto.
Leggendo questo articolo hai trovato la frase perfetta che fa al caso tuo? Ovviamente non è sufficiente mandare una mail con solo una di queste frasi: sembreresti ancora insistente e probabilmente anche maleducato. Insomma, prima di queste magiche frasi devi anche scrivere le solite espressioni di cortesia.
Un esempio di email di sollecito ai colleghi
Ecco un esempio di mail che puoi utilizzare:
Ciao Laura,
Come stai? Spero che il tuo progetto stia procedendo per il meglio. Ti mando questa mail perché avrei bisogno di un tuo consiglio sul progetto a cui sto lavorando. So che sei molto impegnata e che al momento hai moltissime cose tra le mani, però ci tengo proprio a sapere cosa ne pensi. Secondo te sarebbe meglio utilizzare la locandina 1 o la locandina 2? Avrei bisogno di ricevere una risposta entro domani.
Ti ringrazio moltissimo,
A presto.
Breve, dritta al punto ma allo stesso tempo gentile; inoltre sottolinei il fatto che sai che l’altra persona è molto impegnata.
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