Assistente Esecutivo - Categorie Protette ai sensi della Legge 68/99

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L’Assistente Esecutivo è la mano destra del nostro Direttore Generale, fornendo supporto amministrativo, organizzativo e strategico di alto livello. Questo ruolo garantisce il regolare svolgimento delle operazioni quotidiane, anticipa le necessità e funge da collegamento critico tra l’Ufficio Esecutivo e gli stakeholder interni ed esterni, mantenendo i più alti standard di riservatezza e professionalità. Gestione Calendario e Posta

• Pianificare e controllare l’agenda e la casella di posta del Direttore, coordinando riunioni, appuntamenti, viaggi, presentazioni e tutta la logistica correlata.
• Filtrare, dare priorità e smistare la corrispondenza per ottimizzare il tempo del Direttore Generale.

• Essere il principale punto di contatto tra l’Ufficio Esecutivo e tutti i dipartimenti, la segreteria e gli altri responsabili di divisione.
• Facilitare il flusso fluido di informazioni e i follow-up all’interno dell’organizzazione.

• Gestire richieste e risolvere problemi entro l’ambito di autorità delegata, alleggerendo il carico routinario del Direttore.

• Monitorare proattivamente le esigenze organizzative (incidenti, domande, carenze di risorse) e intervenire prima che i problemi si aggravino.

• Redigere, modificare e formattare presentazioni, verbali di riunioni e altri documenti; gestire archiviazione e archiviazione sicura.

• Ricevere e assistere chiamate e visitatori, garantendo un’esperienza professionale e ospitale.

• Pianificare ed eseguire eventi interni/esterni, dal concept al follow-up (location, fornitori, budget, logistica).

• Prenotare viaggi nazionali e internazionali per dirigenti e dipendenti tramite l’agenzia aziendale, bilanciando qualità del servizio, conformità alle policy e controllo dei costi.

• Monitorare budget, riconciliare spese, seguire fatture, gestire contratti fornitori e circolare documenti per la firma.

• Compilare aggiornamenti regolari e report ad hoc su KPI dipartimentali, milestone di progetto e performance di budget.

• Agire con decisione nelle emergenze, rispettando i protocolli aziendali di prevenzione e risposta.

• Oltre 5 anni di esperienza nel supporto a dirigenti C-suite o senior, preferibilmente in un ambiente multinazionale.
• Successo comprovato nella gestione di calendari complessi, viaggi e informazioni riservate.

• Competenza avanzata in Microsoft PowerPoint (storyboarding, formattazione, rifinitura visiva) ed Excel (tabelle pivot, funzioni di ricerca, analisi dati di base).
• Padronanza completa della suite Microsoft 365; familiarità con piattaforme di meeting virtuali (Teams, Zoom, ecc.).

• Italiano a livello madrelingua e inglese fluente richiesti; altre lingue come lo spagnolo sono altamente valutate.

• Organizzazione e capacità di prioritizzazione eccezionali
• Discrezione e affidabilità
• Eccellenti capacità comunicative scritte e orali
• Problem-solving proattivo e ingegnosità
• Consapevolezza del budget e controllo dei costi
• Capacità di lavorare in squadra e ottime doti interpersonali

• Seniority levelNot Applicable

• Employment typeFull-time

• Job functionAdministrative
• IndustriesBook and Periodical Publishing

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